بشكل عام، والعديد من الموظفات بشكل خاص عامهم الثاني من العمل عن بعد، تحديداً من المنزل. وقد لاحظنا توجه العديد من الشركات الكبرى مثل: GOOGLE وTWITTER وFACEBOOK ، نحو المرونة في العمل. من خلال السماح للموظفين والموظفات؛ بالعمل من المنزل بشكلٍ دائم، ممن يرغبون في ذلك. حيث أشارت الاستطلاعات الأخيرة؛ إلى أن 68% ممن يعملون حالياً من المنزل، يرغبون بالاستمرار في ذلك إلى حدٍ ما في المستقبل، فقنوات الاتصال الرقمي سهلت ذلك كثيرًا.
مع ذلك؛ فإن الإجهاد الذي ينتج بسبب العمل عن بعد أثناء الجائحة نتيجة شائعة. الأمر الذي قد يجعل التواصل بين أفراد فريق العمل، شيئاً صعباً في بعض الأحيان. فقد أظهرت الدراسات أن التوتر والقلق الذي نتج عن الجائحة، والتغيرات التي ترتبت عليها؛ قد يجعل الموظفين أقل وعياً لتصرفاتهم وسلوكهم. ويظهر ذلك من خلال تواصل إلكتروني غير فعال، أو غير كفؤ في بيئة العمل “الافتراضية”، بين أفراد الفريق الواحد؛ الذين باتوا يستخدمون قنوات الاتصال الرقمي للتواصل.
هناك العديد من قنوات الاتصال الرقمي؛ مثل البريد الإلكتروني، وبرنامج ZOOM، وتطبيق SLACK، وحتى الهاتف العادي. وفي ظل جائحة كورونا والعمل عن بعد، يجب علينا أن نتبع آداب استخدام قنوات الاتصال الرقمي، حتى نحافظ على تواصل فعال مع أفراد فريق العمل. وسنذكر من هذه الآداب ما يلي:
1. كوني أكثر مراعاة للهجتك وللوقت الذي تتواصلين به مع الغير خصوصاً عند إرسال رسالة إلكترونية.
لا يرغب الجميع في تلقي بريد إلكتروني أو محادثة تخص العمل؛ في الفترة المسائية بعد ساعات العمل أو في يوم العطلة. فقد ينظر إلى هذا التصرف على أنه تعدي للحدود! لذا حاولي إرسال كل الأمور المتعلقة بالعمل، في الساعات المخصصة لذلك. حتى لو نسيتي أمراً، يمكنك كتابة البريد الإلكتروني وحفظه في خانة المسودات، ثم انتظري أن تبدأ ساعات العمل قبل إرسالة.
أيضاً؛ من المهم أن تراعي لهجتك أثناء تواصلك مع الغير، فالاتصال الرقمي غير المرئي يفتقد أهم عناصر الإتصال “لغة الجسد”. لذا حاولي استخدام نبرة صوت هادئة ولطيفة، بعيدة عن أي انفعال أثناء الإتصال عبر الهاتف، وراعي اللهجة المستخدمة في وسائل التواصل الكتابية، خصوصاً عند إرسال بريد إلكتروني رسمي. فقد يرى البعض أن استخدام أحرف كبيرة، أو استخدام علامات التعجب المتعددة في الكتابة يعبر عن غضب المرسل. كما يُنظر إلى الإفراط في استخدام علامات الترقيم بعدم المهنية!
أيضاً تجنبي استخدام زر الBOLD عند كتابة الرسالة الإلكترونية، ولا تنسي أن استخدام الألوان المختلفة في الكتابة، يعد خطئاً لا يغتفر في علم التواصل الرقمي، فاستخدام الألوان يعني أنكِ تشيرين إلى خطأ الطرف الآخر بطريقة غير مهنية أبداً!
اقرأ أيضاً قواعد وآداب استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في العمل وخارجه
2. كوني منفتحة لاستخدام أدوات التواصل المختلفة في العمل عن بعد
فالبريد الإلكتروني ليس خيارك الوحيد، بل هناك العديد من المنصات والأدوات ووسائل الاتصال الرقمي التي تسهل العمل عن بعد، بل وتساهم في إنشاء بيئة عمل تسمح بتعاون أفضل. على سبيل المثال: استخدمي برنامج SLACK الذي يسهل التعاون بين أعضاء الفريق الواحد، والذي يسمح لهم بمشاركة الملفات والمستندات المتعلقة بالعمل، ويتيح إجراء المكالمات الصوتية أو مكالمات الفيديو بالإضافة للدردرشة العادية. أيضاً تطبيق ZOOM الذي يوفر كل هذه الميزات بالإضافة للقدرة على مشاركة الشاشات عند العمل على المشاريع، مما يسهل العمل ويوضحه لأعضاء الفريق.
3. أعطي الأولوية للتواصل مع فريقكِ عبر مكالمات الفيديو
مع عدم القدرة على مقابلة زملائكِ في العمل شخصياً؛ فإن مكالمات الفيديو من أفضل طرق الاتصال الرقمي للتواصل وجهاً لوجه. فانتقالكِ للعمل عن بُعد بعد تعودكِ على رؤية زملائك يومياً، قد يشعركِ بالعزلة والإحباط وبالتالي يؤثر على انتاجيتك.
اقرأ أيضاً ضغوطات العمل من المنزل بسبب جائحة كورونا والنساء الأكثر تضرراً
4. استخدمي Sandwich Method في الكتابة، عند استخدام تطبيقات المحادثة الفورية مثل SLACK
قد يكون التواصل عبر قنوات المراسلة الفورية، له الفائدة الكبرى في تحصيل المعلومات بسرعة أكبر. من ناحية أخرى؛ يمكن أن يخلق هذا النوع من التواصل فكرة أن الآخرين متاحين دائماً. كما أن إرسال الرسائل واستقبالها بشكل مبالغ به في ساعات العمل؛ قد يؤثر على إنتاجيتكِ وإنتاجية الموظفين الآخرين. لذا من الأفضل دائماً أن تقومي باستخدام صيغة “Sandwich” عند كتابة الرسالة، حتى عند استخدام قنوات الاتصال الرقمي الفورية من WhatsApp أو SLACK أو غيرها. وهذا يعني أن تضمن رسالتك ثلاث أجزاء: تحية عابرة، فحوى الموضوع بشكل مختصر واختتمي رسالتك بالشكر. هكذا تكونين قد أغلقتي حلقة التواصل هذه بشكل طبيعي، مما يساعدك على التركيز بشكل أكبر وزيادة الإنتاجية.
اقرأ أيضاً المهارات والفنون التي تحتاجين لها عند العودة إلى العمل
5. مكالمة ZOOM غير رسمية؛ لم لا؟
بعيداً عن ضغوطات العمل، أبذلي جهداً للتحدث مع فريق العمل عبر تطبيق ZOOM، الذي يتيح لك إجراء مكالمة صوت وصورة مع العديد من الأفراد. هذه التفاعلات تحسن الصحة النفسية التي تشعرين بها مع زملائك في فريق العمل، وتقوي علاقتك بهم. مما يؤدي إلى زيادة الثقة فيما بينكم، وزيادة الصدق فيما يتعلق بكيفية العمل معاً بشكل فعال. كما تؤدي إلى توفير مساحة مريحة، حيث يمكنكِ ابداء رأيك عن الأشياء غير المرغوبة في سياق العمل بشكلٍ أفضل.
6. فكري جيداً قبل التحدث عن إحدى المشكلات الناتجة عن التواصل غير المرئي
بالطبع سوف تحدث بعض الحوادث والمشكلات التي تنتج من استخدام وسائل الاتصال الرقمي. فالتواصل عن بعد؛ لا يحتوي على أي لغة جسد، والتي هي مهمة للتعبير عن الحالة الحقيقية التي يشعر بها الشخص. فكيف تتصرفين عند حدوث مشكلة أو عقبة من هذا النوع؟
في البداية؛ قاومي الرغبة بالحديث عن المشكلة عند حصولها فوراً، فقد يؤدي ذلك إلى الدخول في جدال عقيم بدلاً من إيجاد الحل. بل فكري في المشكلة الأساسية، وفي تأثيرها على قدرتك وقدرة فريق على العمل بفعالية، بدلاً من أخذها بشكل شخصي فقط. وأيضاً فكري في نتائج أفضل وأسوأ سيناريو محتمل، وكيف سيؤثران على اتخاذك للقرار.
اقرأ أيضاً المرأة العاملة كيف لا تأخذ الأمور بشكل شخصي
اقرأ أيضاً لغة جسد المرأة في العمل، ما الرسائل التي يتلقاها الآخرون دون أن ندرك؟
7. تجنبي التواصل عدة مرات مع فريقك خلال اليوم دون الحاجة لذلك
قد تشعرين أنك بحاجة للتواصل عدة مرات مع فريقك، للبقاء على اضطلاع بالتقدم الذي يحرزونه في مهام معينة. ولكن؛ هذا التصرف قد يشتت الإنتباه، وقد يرسل رسالة خاطئة لأعضاء الفريق مفادها:
عدم ثقتكِ بإنجازاتهم!
وأيضاً؛ قد تؤدي كثرة التواصل، إلى الابتعاد عن الحديث في مواضيع العمل، واستبدالها بالحديث عن المواضيع الشخصية في بعض الأحيان.
8. تحدثي مع مديرك
الحجة الشائعة ضد العمل عن بعد؛ هي عدم قدرة المدير على متابعة قيام الموظفين بمهامهم المختلفة. وقد يقوم بعض المدراء في عالم العمل الافتراضي؛ بمتابعة مبالغ بها من خلال وسائل الاتصال الرقمي! عن طريق إرسال عدد كبير من الرسائل الإلكترونية اليومية، أو عقد العديد من الاجتماعات مع الموظفين في اليوم الواحد. وقد يؤدي هذا إلى قلة انتاجية الموظفين، لانشغالهم بالاجتماعات أو الرد على الرسائل الإلكترونية.
لو واجهتي وضعاً مشابهاً؛ قومي بإعلام مديرك بأنك ترغبين بالتحدث إليه، عن سبب تكرار الإتصالات والاجتماعات اليومية؛ بطريقة توحي له أنكِ بحاجة للتركيز بشكلٍ أفضل حتى تكوني منتجة.
9. تذكري أنه يمكنكِ فقط التحكم بسلوكك
على الرغم من سهولة رؤية عيوب الآخرين، ولكننا لا نستطيع تقويمها أو التحكم بها، بل يمكننا الاستفادة منها في تقويم سلوكنا نحن. على سبيل المثال: لو شعرتِ أن زميلك بالفريق قد أرسل بريد إلكتروني يبدو فظاً؛ استخدمي هذه المشاعر لتذكري نفسك بأن تكوني أكثر لطفاً مع الطرف الآخر.
