طرق التواصل الفعال في العمل عن بعد

شهد العالم أجمع في الفترة الأخيرة، تحول سير العمل في معظم الشركات الى العمل عن بعد. الأمر الذي أدى وجود صعوبات وتحديات عدة، فيما يتعلق بمهارات التواصل الفعال في العمل والعمل الجماعي. وعلى الرغم من وجود التواصل الإلكتروني بين زملاء العمل؛ إلا أن البعض قد واجه مشاكل عدة، بسبب قلة مهارات التواصل الفعال الحسي بين أفراد العمل الواحد. إذ كان التواصل الكتابي عبر البريد الالكتروني؛ هو سيد الموقف. الأمر الذي أدى الى ظهور مشاكل مستحدثة في بيئة العمل، والتي سنحاول عرض بعضها في هذا المقال، مع بعض الحلول والاقتراحات البديلة.

العمل عن بعد

بدأت فكرة العمل عن بعد؛ في شركات الإعلانات والشركات التجارية، التي توزع كميات ضخمة من الإعلانات التجارية على المنازل وصناديق البريد، في الولايات المتحدة الأمريكية. فقد كانت هذه الشركات تكلف العاملين لديها – من منازلهم – بتعبئة ظروف البريد، أو كتابة العناوين على الإعلانات. وبهذا الأسلوب تكون الشركة قد خفضت تكاليف العمالة لديها، بالإضافة إلى ما قد تتكبده من تكاليف المخازن والمكاتب.

ولعل أبرز هذه المؤسسات؛ الشركات الأمريكية التي توظف النساء للبيع من خلال خدمة “الباب إلى الباب”. بالتالي؛ فقد كان لمثل هذه الشركات السبق في ادخال هذا النظام، والذي يسهل على العاملين اختيار عدد ساعات العمل وبدايته ونهايته بالتنسيق مع الإدارة.

العقبات

إلا أن العمل عن بعد في ذلك الوقت؛ كان يعد وسيلة ثانوية مرافقة للعمل داخل المؤسسات. أي مؤسسة كانت قادرة على الإجتماع بموظفيها والتواصل والتفاعل معهم في مكان العمل، ولو لمرات قليلة خلال ايام الاسبوع.

أما بعد ظهور جائحة كورونا؛ فقد أصبح العمل عن بعد هو المنجاة الوحيدة، للحفاظ على ديمومة العمل، الأمر الذي أدى إلى بدء ظهور عقبات التواصل الفعال. فمثلاً؛ هناك بعض الشركات أصبحت تتعامل مع موظفين متواجدين في بلدان مختلفة، الأمر الذي يؤدي بالضرورة إلى إختلاف التوقيت بين موظفي العمل الواحد. مما يجعل التواصل عن طريق المكالمات الهاتفية ومكالمات الفيديو، هو الملاذ الوحيد. مصاحباَ لها جميع صعوبات الاتصال، وصعوبة نقل المعلومات والبيانات.

من العقبات التي تواجه التواصل الفعال أثناء العمل عن بعد

• وضوح الصوت.
• فهم لهجات الموظفين خلال المكالمات الهاتفية.
• الفهم الصحيح  والسليم للمهام المطلوب انجازها.
• طريقة كتابة البريد الإلكتروني، التي قد تحوي أخطاء عدة. مثلاً: كتابة أحرف كبيرة او صغيرة.
• اخطاء املائية تؤدي إلى صعوبة وصول المعلومة.
• استخدام انماط الكتابة غير المريحة للنظر. فمثلاً الكتابة بالخط الغامق.

كلها صعوبات بدأت تترأس المراكز الأولى للمعاناة التي يواجهها الموظفين في ظل جائحة كورونا.

لذلك، فإننا سنعرض في هذا المقال بعض الحلول والنصائح لأصحاب العمل وللعاميلن.

أصحاب العمل

1. أصبح لزاماً على رئيس العمل أن يتحلى بالذكاء القوي.
2. مهارات الاستماع والتعاون الفعال ومهارات الإتصال.
3. التحلي بالقدرة على مراعاة وجهات نظر الآخرين، بالإضافة إلى مراعاة ظروفهم خلال فترات إصابتهم وعائلاتهم بالمرض.
4. ناهيك عن الحالة النفسية التي يعاني منها الموظفين خلال فترات الحجر المنزلي، بسبب بعده عن الناس ورؤيتهم. حيث يبقى الفرد مسجوناً خلف قضبان الشبكة العنكبوتية.

المصدر

 أيضاً يمكنك كصاحب عمل مساعدة الموظفين على التحكم بالمشتتات

حيث أنه وفي بيئة العمل؛ عادة ما تكون الرؤووس متجهة للأسفل، وسماعات الأذن في الداخل. الأمر الذي يخفف من التشتيت أثناء ساعات العمل. أما في العمل عن بعد؛ فإن المشتتات لا تقتصر على دخول شخص للغرفة التي تعمل بها فحسب، بل على الموظف أن يتأقلم مع أصوات الأطفال وأدوات المطبخ وحيوانات البيوت الأليفة وغيرها.

لذلك؛ على صاحب العمل مراعاة ذلك، خاصة بالنسبة للأمهات العاملات! فصاحب العمل بالطبع لا يمكنه السيطرة على منزلك. ولكن؛ من الطرق الناجحة هي: توفير “ساعة عمل هادئة”، لا يوجد فيها أي من وسائل التواصل الإلكتروني. الأمر الذي يساعد على التركيز وانجاز العمل، وأيضاً تشجيع الموظفين على استخدام خاصية “عدم الازعاج” في الهاتف النقال.

المصدر

 أما عن العاملين، فعليهم اتباع بعض النصائح التالية لتعزيز طرق التواصل الفعال في العمل عن بعد:

1. قم بتحديث برنامج ادارة المشاريع الخاصة بك

من الأمور التي تساعد فريق العمل على معرفة المهام غير المنجزة، والمهام المفقودة، والتي لم تنجز بسبب سوء التواصل؛ هي توفير برنامج مشترك يمكن الفريق بأكمله من التعرف على الأعباء والمهام غير المنجزة. هذا الأمر؛ يساعد أيضاً رئيسك في العمل، من حصر الأعمال الموكلة لكل فرد من الفريق. بالإضافة إلى قدرات كل موظف وتتبع وقت إنجاز الأعمال.

2. قم بزيادة انتاجيتك

حيث أنه إذا كنت تعمل على غير منتجك فإنك معرض لفقد السيطرة وعدم انجاز المهام في وقتها. حاول الابتعاد عن المشتتات، وأيضاً فإن الإنسان معرض لفقد السيطرة عند انجاز كل مهمة لمدة 5 – 20 دقيقة، بالتالي حاول أخذ قسطاً من الراحة، وابتعد عن العمل على مهام متعددة في الوقت ذاته.

3. خذ قسطاً كافياً من الراحة بعد العمل

طمئن نفسك وكافئها عند انجاز المهام! وحاول أن تبقى متحفز لإنجاز مهامك. حيث أن الوحدة في العمل من المنزل، قد يمحي لديك التحفز لإنجاز الأعمال. لذلك احرص دائماً على ابقاء التواصل مع الفريق ومع رئيسك.

4. إن كنت أم عاملة من المنزل

حاولي إنجاز المهام في أوقات انشغال أطفالك في الدراسة. حيث أن ذلك يحفزهم كونهم يرون في أمهم المثل في العمل والإنضباط، وأيضاً فإن ذلك يمنحك بعض من التركيز.

على الرغم مما سبق

فإننا لا يمكن أن ننكر أن العمل عن بعد، كان له وقع ايجابي على فئات عدة. حيث أن هناك بعض الموظفين قد شعروا بالمرونة في العمل. اضف إلى ذلك؛ توفيرهم لمعاناة أزمة الطريق للوصول الى مكان العمل. علاوة على ما شعر به البعض من التمتع بروح الابتكار في العمل من المنزل.

المصدر

وعلى جميع الأحوال؛ فإن البشرية جمعاء تترقب وتنتظر بفارغ الصبر أن تختفي هذه الجائحة في القريب العاجل. وأن تعود المياه الى مجاريها، ويعود الموظفين إلى مكاتبهم المهجورة.

اقرأ أيضاً قنوات الاتصال الرقمي وآداب استخدامها في بيئة العمل عن بعد

قد تواجه الأم العاملة في بعض الأحيان؛ بعض التحديات المهنية الوظيفية. حيث تدفعها الظروف للاستقالة من وظيفتها، أو تغيير المسار المهني الوظيفي الخاص بها، لتبدأ رحلة البحث عن وظيفة مناسبة لها. أو أنها قد تشعر أن هذا العمل لا يلبي طموحاتها وشغفها، ولا يتناغم مع رؤيتها العامة للحياة.

لا تستغربي

إن شعرت بهذه الطريقة يوماً ما؛ لست وحدك في هذا! تشجعي وخذي الخطوة الأولى، نحو إيجاد الوظيفة التي تحلمين بها!

احجزي اليوم

احجزي اليوم من هنا نصف ساعة استشارة مجاناً في مجال الكارير كوتشينج مع (كارير كوتش) أخصائية التدريب المهني: نادية مرعي عند إدخالك كود الخصم: FREE30 عند تأكيد عملية الحجز.

حيث ستأخذ نادية بيدك، وستخطو معكِ في هذا الطريق خطوة بخطوة في مرحلة من الكارير الكوتشينج، لتصل بك نحو وظيفة الأحلام التي تلبي طموحاتك.