كيفية كتابة رسالة تعريفية أو رسالة توظيف ترفعك لأعلى قائمة التوظيف عند البحث عن عمل

في الماضي؛ كان الأشخاص يبحثون عن العمل عن طريق الجرائد، عبر البحث بالقوائم الخاصة بالتوظيف. ومع تغير الزمن وتغير أنماطه؛ أصبح التقدم للوظيفة يتم عبر إرسال سيرة ذاتية توضح فيها الخبرات والشهادات التي تؤهلهم لهذا الشاغر. وتطور الأمر أكثر الآن؛ فأصبحنا بحاجة كتابة رسالة تعريفية وكتابة الرسالة الوظيفية أيضاً.. ثم إرفاقها مع السيرة الذاتية. حيث أن بعض الشركات تدرجها من ضمن متطلبات التقدم إلى الوظيفة.

يحتاج بعض الأشخاص “خصوصاً من قاموا بتغيير مسارهم المهني”؛ إلى إرفاق نبذة تعريفية في السيرة الذاتية؛ أكثر من غيرهم. فما هي الرسالة التعريفية؟ وهل نحتاج لكتابتها لإحداث الفرق؟ وماذا تتضمن وكيف تُكتب؟

لنتحدث أكثر عن طريقة كتابة رسالة توظيف بالتفصيل..  

ما هي الرسالة التعريفية أو الرسالة الوظيفية؟

الرسالة التعريفية.. هي مستند من صفحة واحدة يتم إرساله كجزء من طلب الوظيفة، ويتم إرفاقه بالسيرة الذاتية عند التقدم لوظيفة معينة. يتراوح عدد الكلمات فيه من 250 إلى 400 كلمة على الأكثر، تشرحين من خلاله المزيد عن مهاراتك وإنجازاتك دون تكرار المعلومات الواردة في السيرة الذاتية؛ بل يجب أن تقومي بكتابة معلومات مقنعة تتعلق بتوافقكِ القوي مع هذا الشاغر، ومع متطلبات الوظيفة التي تتقدمين لها.

الرسالة الوظيفية ببساطة وسيلة لتسويق خبراتكِ وشهاداتكِ المذكورة في السيرة الذاتية الخاصة بكِ. أيضاً هي وسيلة إقناع ستساعدكِ بالحصول على فرصة أكبر لنيل الوظيفة.

هل الرسالة التعريفية – رسالة التوظيف مهمة؟

في سوق العمل المحدود؛ يعد تمييز نفسكِ عن الآخرين أمراً مهماً. وقد أجاب العديد من الخبراء عن هذا السؤال؛ بأن رسالة التعريف مهمة للغاية وأنها تُحدث الفرق بالفعل. كما يحث الخبراء على إرفاق سيرتك الذاتية برسالة تعريفية كلما أمكن.

تقول الخبيرة جودي جليكمان خبيرة الإتصالات ومؤلفة كتاب Great on the Job:

“أن كتابة رسالة تعريفية هي أفضل فرصة لجذب انتباه مسؤول الموارد البشرية أو مدير التوظيف وفرصة مهمة للتميز بها عن الآخرين”

كما أن القيام بكتابة رسالة التوظيف؛ سيظهر أنك بذلت المزيد من الجهد الذي سيوضح رغبتك الجادة بالعمل.

ماذا يجب أن تتضمن رسالة التعريف الخاصة بك؟

في البداية؛ يجب أن نأخذ بعين الاعتبار أن الرسالة التعريفية – الرسالة الوظيفية؛ هي طريقة لدعم سيرتك الذاتية، وليس بديلاً عنها. فاحرصي على عدم تكرار ما ذكرتيه مسبقاً في سيرتك الذاتية، حتى لو لم تكوني كاتبة جيدة! هذا النوع من المستندات لا يحتاج إلى الإبداع، بل اتبعي صيغة مجربة وطبقيها.

احرصي على تضمين المعلومات التالية:

• العنوان اللافت للانتباه.
• معلومات الاتصال بالترويسة في الجزء العلوي من الرسالة: (الإسم الأول والأخير – إسم الشارع – المدينة – البريد الإلكتروني – رقم الهاتف).
• تحية لمدير التوظيف.
• المقدمة: يجب أن تحتوي على المسمى الوظيفي الذي تتقدمين له وأين سمعتي عن هذا الشاغر. اشرحي سبب اهتمامكِ بالوظيفة وأدرجي أهم ثلاث إنجازات خاصة بكِ.
• النص: يحتوي النص على سبب ملائمتك مع الشركة بحد ذاتها؛ (بعد قيامك بالأبحاث المتعلقة بالشركة ومطابقة خبراتك مع الوصف الوظيفي).
• خاتمة رسمية وتوقيعك الخاص.

نصائح عند كتابة الرسالة التعريفية

• قومي بعمل أبحاثك عن الشركة وعن مدير التوظيف فهذا سيساعدك على استخدام النغمة الصحيحة.
• كوني حريصة ومتأكدة من أن الشخص الذين ترسلين له رسالتك هو الشخص المخول للتعيين.
• اجعلي الجملة الإفتتاحية لافتة وقوية ووضحي فيها سبب رغبتك بالعمل.
• كوني مختصرة فيجب أن يكون مدير التوظيف قادراً على قراءة رسالتك دون أن يشعر بالملل.
• لا تحاولي أن تظهري جانبك المضحك من خلال هذه الرسالة ولا تتمادي بالإطراء.
• ركزي على الحديث عن خططك المستقبلية.
• تحدثي بحماس عن الوظيفة فالحماس ينقل صورة جيدة عن شخصيتك.
• لا تنسي أن تقومي بتصحيح الأخطاء الإملائية.

كيفية كتابة الرسالة التعريفية التي سترفعك لأعلى قائمة التوظيف

1. اختاري النموذج المناسب. 

اختيار النموذج المناسب يعطي انطباعاً أولياً جيداً ويشجع مدير التوظيف على القراءة. هناك العديد من النماذج المتوفرة عبر الإنترنت يمكنك الاختيار منها.

2. ابدئي الرسالة التعريفية بالترويسة.

• عند كتابة الرسالة الوظيفية.. من المهم أن تبدئي بوضع معلومات الاتصال في الجزء العلوي. تشمل معلومات الاتصال الإسم والعنوان والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف.
• أيضاً يمكنك إضافة أي نوع من الملفات الشخصية ذات الصلة بمجالك، وملفات التواصل الاجتماعي المهنية الخاصة بكِ؛ مثل ملف اللينكدإن الخاص بك.
• احرصي على ذكر بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل، والذي يتضمن اسمك واسم العائلة حتى ينظر إلى الطلب بعين الجدية.

3. اكتبي تحية لمدير التوظيف.

• قبل البدء بكتابة التحية؛ تأكدي من عمل أبحاثك المتعلقة بمدير التوظيف من خلال البحث عنه عبر لينكدإن، والقاء نظرة سريعة على ملفه الشخصي.
• ثم وجهي خطابك له مستخدمة إسمه الكامل بدلاً من “سيدي العزيز”؛ فهذا سيظهر له أنك قمتِ بأبحاثك وأنك متحمسة للعمل.

4. إجعلي المقدمة لافتة للإنتباه. 

قبل كتابة نموذج رسالة تعريفية لشركة ما.. تذكري أهمية الانطباعات الأولى.. خاصة عندما يتعلق الأمر بالتقدم إلى وظيفة ترغبين بها بشدة!

لا تنسي أن عدد المتقدمين يتجاوز الألف متقدم في العديد من الأحيان. فهل تعتقدين أن مدير التوظيف سيقوم بقراءة كامل الرسائل؟ لا أحد لديه الوقت لذلك!

لذا يجب عليكِ أن تنتبهي لكيفية كتابة الرسالة الخاصة بك.. اجعليها مميرة متفردة. ثم ضعي جهدك في الفقرة الأولى منها حتى تلفتي انتباه المدير من الفقرة الأولى ثم تشجعيه على إكمال القراءة.

اذكري أهم إنجازاتك المتطابقة مع الوظيفة لجذب القارئ، وتجنبي ذكر خبراتك هنا فهل تعلمين من يتمتع بنفس خبرتك؟ كل المتقدمين تقريباً!

5. اشرحي سبب ملائمتكِ لهذه الوظيفة.

قومي بعمل أبحاثك المتعلقة بمتطلبات الوظيفة أولاً، ثم ابدئي بتوضيح سبب ملائمتك لها. لنقل مثلاً أنكِ تتقدمين لوظيفة في مجال الإدارة؛ قومي بذكر كل خبراتك المتعلقة بالإدارة. مثلا: “من خلال وظيفتي الأخيرة كمديرة قسم خدمة العملاء” أو “بصفتي أصغر مديرة في الشركة السابقة” … الخ. ثم وضحي كيفية استحقاقك لهذه الخبرات. مثلاً اذكري إنجاز معين لكِ بالشركة السابقة الذي تم ترقيتك على أثره لمنصب مديرة.

6. اشرحي سبب ملائمتك للشركة.

لا ينظر مدير التوظيف إلى ملائمتكِ للوظيفة فقط؛ بل إنه يبحث عن شخص ملائم لثقافة الشركة أيضاً! لذا تحتاجين هنا إلى إقناع مدير التوظيف، عبر إظهار حماسك للعمل في هذه الشركة. ولكن كيف يكون ذلك؟

حسناً في عصر التكنولوجيا؛ أصبحنا نجد كل شيء عبر الشبكة العنكبوتية. استعيني بمحرك البحث جوجل واكتبي إسم الشركة وستظهر لكِ كل المعلومات المتعلقة بها.

خذي ما يعجبكِ من هذه المعلومات وقومي بتحويلها إلى نص. مثلاً: “لقد قمت بتجربة هذا المنتج منذ سنوات وقد أحببته. ولكنني معجبة جداً بالتطور والتحسين الذي حصل على المنتج لهذا العام. بصفتي خبيرة بالتسويق؛ أنا معجبة بازدهار أعمال الشركة وبإدخال عنصر الإبتكار بشكل أوسع مما سيؤدي إلى تسويقه بشكل أفضل”.

7. خاتمة الرسالة التعريفية.

هل بقي لديكِ معلومات تساعد المدير في اتخاذ قراره؟ لو كنتِ من الأشخاص الذين قد غيروا مسارهم الوظيفي؛ تستطيعين ذكر أسبابك المقنعة في هذا الجزء من رسالة التوظيف، ثم اختمي الخطاب بتقديم الشكر لمدير التوظيف “شكراً على وقتك”، وأنهي رسالتك بعبارة: “شكراً للنظر في طلبي، آمل أن أتمكن من توظيف خبراتي بما يفيد الشركة، أرجو السماع من طرفكم في أقرب وقت”.

8. عبارات الإنتهاء الرسمية.

بعد أن أنهيت كتابة رسالة توظيف؛ كل ما عليك فعله هو استخدام إحدى العبارات الرسمية. مثل: تحياتي الحارة، المخلص، شكراً لك، أطيب الأمنيات.

عزيزتي الباحثة عن عمل

أنت قادرة.. ولأنك قادرة استعدي لمقابلة عمل ستنجحين بها بكل سهولة!

إن كانت لديك أي شكوك.. وإن شعرتِ أن هناك جوانب معينة تحتاجين لتطوير نفسك فيها استعداداً للمقابلة.. احجزي مكانك في ورشة “لأنك قادرة استعدي لمقابلة عمل ناجحة”.. ورشة أونلاين مع كارير كوتش نادية مرعي.

ورشة “لأنك قادرة – استعدي لمقابلة عمل ناجحة”

ستؤهلك وستمكنك من اجتياز مقابلة العمل بنجاح ومن حصول على رد وتغذية راجعة بلباقة.. أيضاً ستتعلمين من خلال هذه الورشة كيفية الوصول لمسؤولي التوظيف.. من خلال سيرة ذاتية ناجحة مع مدربة توظيف مهني وكارير كوتش بخبرة 20 سنة في شركات عالمية ومحلية.

أنت الأساس.. شخصيتك وعلمك وخبرتك وشهاداتك

أظهري مهاراتك وقدراتك بالشكل الذي تستحقينه والذي يؤهلك لهذه الوظيفة من خلال كتابة سيرة ذاتية احترافية، وكتابة رسالة وظيفية. تعلمي كيفية الوصول لمسؤولي التوظيف معتمدة على علمك وخبراتك وثقتك بأنك تستحقين. أثبتي لمدير التوظيف أنك تستحقين وأنك قادرة.. من خلال استعدادك التام للمقابلة مع كارير كوتش نادية مرعي.